Agenda por temas e o ganho em produtividade

Quem nunca acumulou trabalho a ponto de imaginar que não ia dar conta? Eu até me considero controlada no trabalho, mas nas últimas semanas me percebi com um volume de tarefas muito maior, alguns compromissos com atrasos na entrega, e com isso tive que passar horas a mais por dia, em frente ao computador, o que me deixou estressada e sem tempo de qualidade para minha vida pessoal.

Quando protelamos algumas atividades, dá nisso. Eu trabalho o dia inteiro, faço um MBA online, e ainda limpo e arrumo a casa, passo roupas, faço comida, vou ao supermercado, dentre outras coisas.

E não escrevo isso para me vangloriar, até por que minha vida não é diferente das demais mulheres empreendedoras desse mundo. Todas nós temos sim 3 jornadas de trabalho diárias, e a conta que chega se não nos organizarmos, é de valor bem alto, impactando na família, amor, saúde…

Então, após ler o livro ESSENCIALISMO, de Greg McKeown (recomendo fortemente a leitura, viu?), comecei a dar mais foco ao que realmente importa. Um dos aprendizados que estou praticando é a organização da agenda semanal.

Ora, trabalho numa rede social. E além dela, temos que gerenciar os perfis em outras redes também. Se eu não tiver foco, perco metade do horário comercial respondendo, avaliando posts, indo de uma rede para outra…, e no fim do dia tenho um grande problema para resolver, pois o trabalho estratégico não foi concluído.

Quais foram as soluções que me agradaram no livro e que quero compartilhar com vocês aqui?

ESTABELECER REUNIÕES FIXAS SEMANAIS

Combinei reuniões semanais fixas com dia e hora para o time de marketing e para o time operacional. Como o próprio livro descreve, à primeira vista, não há nada de especial nisso. Porém, o fato de deixar marcado dia e horário de cada reunião, elimina o custo mental de planejar, de pensar, ou seja, não me toma tempo toda a semana para verificar se cada pessoa do time pode ou não naquele dia e horário.

Estando definida a reunião, todos os envolvidos sabem e se programam para ela, e ainda temos uma semana para tomar nota dos assuntos importantes e inserirmos na pauta. Com essa ação, ganhamos em ideias e soluções mais criativas.

CRIAR UMA AGENDA POR TEMAS

Sempre tive gosto por planejamento, então fazer minha agenda da semana não é novidade, eu preciso dos horários, das ações programadas para trabalhar bem. Mas o formato que me chamou atenção foi dividir a agenda por temas. Essa divisão não nos deixa entediadas, e melhor: podemos trabalhar com foco maior em cada dia.

O meu planejamento semanal ficou assim distribuído:

Segunda-feira: ADMINISTRAÇÃO DA EMPRESA, que consiste em reuniões com os times, acompanhamento financeiro, planejamento estratégico…

Terça-feira: Foco na ÁREA TÉCNICA, avaliações e inserção de novas funcionalidades, inovações, aprimoramento…

Quarta-feira: MARKETING – novas estratégias, desenvolvimento do conteúdo para os posts (sim, sou eu quem escrevo cada post que você lê nas redes), comunicação com a imprensa.

Quinta-feira: MULHERES EMPREENDEDORAS – é o dia em que estabeleço mais interações com elas: identifico novos grupos, leio pesquisas, faço reuniões para escutar mais de perto suas necessidades.

Sexta-feira: INOVAÇÃO – esse é um dia muito importante, porque a ideia é exatamente identificar soluções inovadoras para a empresa.

Com essas duas mudanças, acreditem, ganhei muito mais produtividade: inseri diariamente duas horas de estudos para meu MBA, inseri os horários de acesso a todas as redes sociais (na parte da manhã e na parte do fim da tarde), e sigo à risca esses horários.

Consigo agora ter mais qualidade de vida, e tenho tempo de qualidade para minha pessoal também.

Imprevistos continuam acontecendo sim, mas agora é mais fácil gerenciá-los, fazer pequenos ajustes e remanejamentos a fim de solucioná-los.

Em suma, ter uma agenda organizada por temas, facilita a mim e ao meu time compreenderem o que estou fazendo em cada dia, e com essa consciência de todos, tenho muito menos desvios de foco.

E você? Compartilha aqui nos comentários: quais as suas sugestões ou dicas para aumentar a produtividade no trabalho e ter melhor qualidade de vida?