Quanto tempo devo guardar os documentos (comprovantes de FGTS, funcionários, INSS)?

Se tem uma pergunta que absolutamente todos os meus clientes me fazem, por conta do meu trabalho de assessoria contábil, é: Quanto tempo devo guardar os documentos, como comprovantes de FGTS, funcionários, INSS, entre tantos outros?

Olha, é uma pergunta muito pertinente, viu? Porque exige até mesmo uma legislação que prevê determinações sobre o tempo de armazenamento de cada tipo de conta e recibo. Portanto, nunca é demais saber e respeitar o que manda a lei!

É importante guardar estes documentos?

Claro que sim! A gente lida com uma infinidade de documentos, papéis, comprovantes, notas fiscais e outros diariamente, e muitas vezes se transformam em papel rascunho, isso quando não vão direto para a lixeira.

Mas esta papelada simplesmente tem a função de comprovar um serviço, a entrega de um produto, um pagamento feito, enfim, comprovam uma ação. É claro que você não precisa guardar tudo, só o que de fato interessa. Um documento de garantia de um produto já vencida, por exemplo, de nada serve senão para fazer de papel rascunho, fazer aviãozinho ou mandar para a reciclagem.

Comprovantes de pagamento e o tempo de guarda:

• Imposto de renda: 5 anos;

• Água, luz e telefone: 5 anos;

• IPTU, IPVA e outros: 5 anos;

• Aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;

• Faturas de cartão: 1 ano;

• Multas: 2 anos;

• INSS: até ser realizado o pedido de aposentadoria;

• Seguro: 1 ano;

Financiamentos e dívidas: até o fim de todas as quitações.

Comprovantes sobre os funcionários da empresa:

Os principais documentos trabalhistas devem ser guardados por 30 anos, como documentos do FGTS, por exemplo. Já documentos da folha de pagamento e previdenciários devem ser armazenados por 10 anos.

Outros documentos, com menos tempo de guarda:

• Contribuição previdenciária (GPS): 5 anos;

• Contribuição sindical (GRCSU): 5 anos;

• Recibo de pagamento de salário, 13o salário, férias e controle de ponto: 5 anos;

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): 5 anos;

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): 5 anos;

• Termos de rescisão de contrato de trabalho: 2 anos;

• Pedido de demissão: 2 anos,

• Aviso prévio: 2 anos.

Conclusão

Claro que você não precisa comprar um armário novo para guardar tanto papel assim. Você pode guardar os documentos de forma digitalizada, na nuvem, ou seja, sequer ocupará espaço do HD (hard disk) do seu computador ou notebook. A digitalização destes documentos é uma necessidade real e poupa trabalho e espaço.